Diese Hinweise erklären, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung von Envolva unter envolva.de verarbeitet werden: bei der Anmeldung, in den Arbeitsbereichen und bei Anfragen an uns. Für Kunden gelten zusätzlich die AGB, für alle Nutzer die Nutzungsbedingungen und, soweit erforderlich, die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
Verantwortlicher
Verantwortlich ist die Kahriman GmbH, Ferdinand-Wallbrecht-Str. 34, 30163 Hannover, Deutschland. Datenschutzanfragen richten Sie an info@envolva.de.
Hosting und Serverprotokolle
Envolva wird über Laravel Cloud betrieben. Der Datenstandort liegt in Frankfurt am Main, Deutschland. Beim Abruf können technisch notwendige Angaben wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserinformationen und Fehlerdaten verarbeitet werden.
Diese Verarbeitung dient der sicheren Auslieferung, der Fehleranalyse und der Abwehr missbräuchlicher Zugriffe. Protokolldaten werden nur so lange aufbewahrt, wie sie für Betrieb, Sicherheit oder gesetzliche Pflichten erforderlich sind.
Konto, Arbeitsbereiche und Dokumente
Für Ihr Konto verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, Ihre Rolle, Ihre Zugriffsrechte und die Angabe, welche Fassung der Nutzungsbedingungen Sie wann angenommen haben. Richten Sie einen Passkey ein, melden Sie sich damit an oder löschen Sie ihn, speichern wir Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserangaben; das gilt auch für fehlgeschlagene Passkey-Anmeldungen. Diese Angaben dienen dem Schutz Ihres Kontos.
In den Arbeitsbereichen verarbeiten wir die Angaben, Eingaben und Dokumente, die Ihr Unternehmen für seine Berichte erfasst oder hochlädt. Hochgeladene Dokumente speichern wir beim Speicheranbieter Cloudflare mit Datenstandort in der Europäischen Union.
Die Verarbeitung dient der Erfüllung des Vertrags mit Ihrem Unternehmen. Nutzen Sie Envolva über einen Partner, verarbeitet Envolva die Daten für die Leistungen, die der Partner Ihrem Unternehmen erbringt.
KI-Funktionen
Einige Funktionen arbeiten mit künstlicher Intelligenz: der KI-Assistent Helphy, KI-Textvorschläge, das Auslesen hochgeladener Belege und die Zuordnung von Emissionsfaktoren. Dafür übermittelt Envolva die Eingaben, die eine Funktion für ihr Ergebnis braucht, an den KI-Anbieter Mistral AI mit Sitz in Frankreich. Für die Suche nach passenden Emissionsfaktoren übermittelt Envolva außerdem Bezeichnung, Beschreibung und Einheit einer Position an den Anbieter OpenAI; OpenAI berechnet daraus einen Suchvektor, mit dem Envolva in der eigenen Faktordatenbank sucht. Kundendaten werden ohne ausdrückliche Erlaubnis nicht für das Training von KI-Modellen genutzt.
Zahlungen und E-Mails
Kartenzahlungen wickelt Stripe ab; dabei gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise von Stripe. Rechnungen und Zahlungsdaten bewahren wir nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf. E-Mails, zum Beispiel Einladungen und Rechnungen, versenden wir über einen E-Mail-Dienstleister.
PDF-Erstellung und Betriebsüberwachung
Den Nachhaltigkeitsbericht als PDF erstellt Envolva über den Rendering-Dienst von Cloudflare. Dafür wird der Berichtsinhalt an Cloudflare übermittelt; das Zwischenspeichern der erzeugten Datei bei Cloudflare ist abgeschaltet.
Fehler und Antwortzeiten der Anwendung überwacht Envolva mit Laravel Nightwatch. Dabei werden technische Angaben verarbeitet, zum Beispiel aufgerufene Adressen, Fehlermeldungen und Angaben zum angemeldeten Nutzer.
Kontakt
Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über „Vertrieb kontaktieren“ erreichen, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage. Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem Anlass, insbesondere nach vorvertraglichen Maßnahmen oder unserem berechtigten Interesse an der Beantwortung geschäftlicher Anfragen. Wir bewahren die Anfrage nur so lange auf, wie es für die Bearbeitung, vorvertragliche Maßnahmen und gesetzliche Pflichten erforderlich ist.
Technisch notwendige Cookies
Envolva verwendet ein Sitzungs-Cookie für die sichere Anmeldung. Die Sitzung läuft nach 120 Minuten Inaktivität ab. Das Cookie ist verschlüsselt und signiert, durch HttpOnly vor dem Zugriff durch Browser-Skripte geschützt und mit SameSite=Lax konfiguriert. XSRF-TOKEN enthält einen verschlüsselten Schutzwert gegen websiteübergreifende Anfragen. Wählen Sie bei der Anmeldung „Angemeldet bleiben“, setzt Envolva zusätzlich ein Anmelde-Cookie, mit dem Sie bis zu 400 Tage angemeldet bleiben; beim Abmelden wird es gelöscht.
Diese Cookies sind für Sicherheit und Anmeldung erforderlich. Envolva setzt keine Analyse- oder Werbe-Cookies ein.
Übertragung und eigene Ressourcen
Envolva wird über HTTPS übertragen. Schriften und Skripte liefert Envolva selbst aus; beim Laden der Seiten wird kein externer Schrift- oder Skriptanbieter kontaktiert.
Speicherung und Löschung
Wir speichern Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck, vertragliche Pflichten oder gesetzliche Vorgaben erforderlich ist. Zwölf Monate nach dem Ende eines Berichtsjahres ohne Verlängerung löscht oder anonymisiert Envolva dessen Daten; vorher kündigen wir die Löschung per E-Mail an. Rechnungen bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen auf.
Ihre Rechte
Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, haben Sie insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für Anfragen zu diesen Rechten erreichen Sie uns unter info@envolva.de.