Allgemeine Geschäftsbedingungen für Envolva

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) regeln die Verträge zwischen der Kahriman GmbH und Unternehmen, die Envolva direkt kaufen. Für jede Person, die die Software nutzt, gelten außerdem die Nutzungsbedingungen von Envolva. Unternehmen, die Envolva über einen Partner nutzen, schließen keinen Vertrag nach diesen AGB (Ziffer 1.3).

1. Allgemeines

1.1 Anbieter und Vertragsparteien

Anbieter der Envolva® Services ist die Kahriman GmbH, Ferdinand-Wallbrecht-Str. 34, 30163 Hannover, Deutschland, eingetragen beim Registergericht Hannover unter HRB 204308, vertreten durch den Geschäftsführer Murat Kahriman, USt-IdNr. DE266271357 ("Envolva", "wir" oder "uns").

Kontakt: info@envolva.de, www.envolva.de.

Vertragspartner ist das Unternehmen oder die Organisation, die bei Envolva ein Paket kauft oder ein Angebot von Envolva annimmt („Kunde“).

1.2 Vertragsschluss

Der Vertrag kommt auf einem dieser Wege zustande:

• Der Kunde bestellt im Arbeitsbereich ein Paket und zahlt mit Karte. Der Vertrag kommt zustande, sobald der Zahlungsdienstleister die Zahlung bestätigt hat.
• Der Kunde bestellt im Arbeitsbereich ein Paket auf Rechnung. Der Vertrag kommt zustande, sobald Envolva die Bestellung per E-Mail bestätigt hat; die Rechnung liegt der Bestätigung bei.
• Der Kunde nimmt ein Angebot von Envolva in Textform an.

Mit der Bestellung nimmt der Kunde diese AGB in der angezeigten Fassung an. Envolva speichert, welche Fassung der Kunde wann angenommen hat.

Envolva kann Bestellungen ablehnen, zusätzliche Prüfungen verlangen oder die Freischaltung von Zahlungs-, Sicherheits- oder Compliance-Prüfungen abhängig machen. Eine automatische Eingangsbestätigung ist noch keine Annahme, sofern sie nicht ausdrücklich als Annahme bezeichnet wird. Die kostenlose Demo (Ziffer 4.6) begründet keinen Vertrag über ein Paket.

1.3 Geltungsbereich

Diese AGB gelten für alle Leistungen, die Envolva dem Kunden aus einem Vertrag nach Ziffer 1.2 erbringt, insbesondere die Software, Pakete, Erweiterungen, den Support, die Fachberatungstermine und die Prüfung des Treibhausgasberichts.

Jede Person, die die Software nutzt, nimmt außerdem die Nutzungsbedingungen von Envolva an. Im Verhältnis zwischen Envolva und dem Kunden gehen diese AGB den Nutzungsbedingungen vor.

Diese AGB gelten nicht im Verhältnis zu Partnern und Partnerkunden (Ziffer 2.8). Für Partner gilt der Partnervertrag. Partnerkunden nutzen die Software nur auf Grundlage der Nutzungsbedingungen; Vertrag, Preise, Rechnungen, Verlängerung und Support bestehen allein zwischen dem Partnerkunden und seinem Partner.

Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nur, wenn Envolva ihnen ausdrücklich in Textform zustimmt. Schweigen, Leistungserbringung oder Zugangseröffnung gelten nicht als Zustimmung zu Kundenbedingungen.

1.4 Vorrang von Einzelvereinbarungen

Individuelle Angebote, Auftragsbestätigungen, Leistungsbeschreibungen, Datenschutzvereinbarungen, Auftragsverarbeitungsverträge und sonstige ausdrücklich vereinbarte Einzelabreden gehen diesen AGB vor, soweit sie denselben Regelungsgegenstand abweichend regeln.

Produktbeschreibungen, Website-Texte, Marketingmaterialien, Demos, Hilfetexte und Dokumentationen beschreiben die Services, begründen aber keine weitergehenden Garantien, Beschaffenheitsvereinbarungen oder Erfolgspflichten, sofern sie nicht ausdrücklich Bestandteil eines Angebots oder einer Einzelvereinbarung werden.

1.5 Keine Verbraucherangebote / B2B-Nutzung

Envolva richtet sich an Unternehmen, Organisationen, Kaufleute, Selbständige, Behörden und sonstige professionelle Nutzer. Die Services sind nicht für Verbraucher im Sinne von § 13 BGB bestimmt. Der Kunde bestätigt, dass er die Services für berufliche, gewerbliche, unternehmerische, behördliche oder organisationsbezogene Zwecke nutzt.

Nutzt eine natürliche Person die Services für einen Kunden, handelt sie im Namen dieses Kunden und bestätigt, hierzu berechtigt zu sein.

2. Begriffsbestimmungen

2.1 Envolva Services

Envolva Services sind die Leistungen, die Envolva dem Kunden bereitstellt: die Software Envolva als Online-Dienst (SaaS) mit Arbeitsbereichen, Paketen und Erweiterungen, die KI-Funktionen, der Support, die Fachberatungstermine, die Prüfung des Treibhausgasberichts durch unabhängige Prüfer und die Hilfeseiten.

2.2 Kunde, Arbeitsbereich und Nutzer

„Kunde“ ist das Unternehmen, das Vertragspartner von Envolva ist (Ziffer 1.1). Ein „Arbeitsbereich“ ist der Bereich in Envolva, in dem der Kunde für eine berichtende Einheit und ein Berichtsjahr arbeitet: Daten, Berichte, Dateien, Team, Standorte und Rechnungsangaben. „Nutzer“ sind die Personen, denen der Kunde Zugang zu einem Arbeitsbereich gibt.

2.3 Berichtsjahr, Paket und Erweiterung

Ein „Berichtsjahr“ ist der Zeitraum, über den der Kunde berichtet, in der Regel ein Geschäftsjahr. Envolva verkauft Berichtsjahre: Ein „Paket“ gilt für einen Arbeitsbereich und damit für ein Berichtsjahr. Die Pakete sind Nachhaltigkeitsbericht Basic, Nachhaltigkeitsbericht Comprehensive und Treibhausgasbericht (Ziffer 3). Eine „Erweiterung“ ergänzt ein Paket, derzeit Scope 3 und DIN EN ISO 14064-1.

Envolva schuldet eine Leistung nur, wenn sie im gekauften Paket oder in einer gekauften Erweiterung enthalten ist oder gesondert vereinbart wurde.

2.4 Kundendaten

"Kundendaten" sind alle Daten, Inhalte, Dokumente, Angaben, Zahlen, Aktivitätsdaten, Unternehmensinformationen, Nutzerinformationen, Berichtsangaben, Dateien, Eingaben, Prompts, Nachweise, Rechnungsdaten und sonstigen Informationen, die der Kunde oder seine Nutzer in Envolva eingeben, hochladen, importieren, erzeugen oder mit Envolva verarbeiten.

2.5 Berichte und Dateien

„Berichte“ sind der Nachhaltigkeitsbericht, die DWA und der Treibhausgasbericht, die der Kunde in Envolva erstellt. „Dateien“ sind die Ausgaben dieser Berichte, derzeit PDF- und Excel-Dateien (Ziffer 4.3). Envolva erzeugt sie aus den Kundendaten und der Logik der Software.

2.6 KI-Funktionen und Textvorschläge

„KI-Funktionen“ sind Funktionen, in denen ein KI-Modell Inhalte erzeugt, liest oder zuordnet: Helphy, Textvorschläge in Berichten und in der DWA, das Auslesen hochgeladener Belege und Dokumente und die Zuordnung von Emissionsfaktoren in der Factorbank (Ziffer 4.4). Ein „Textvorschlag“ ist ein Text, den eine KI-Funktion vorschlägt. KI-Funktionen ersetzen keine fachliche, rechtliche oder steuerliche Prüfung und keine Entscheidung des Kunden.

2.7 Externe Dienste

"Externe Dienste" sind Dienste Dritter, die zur Bereitstellung oder Nutzung der Envolva Services eingesetzt oder angebunden werden können, insbesondere Zahlungsdienstleister, Hosting- und Infrastruktur-Anbieter, KI-Anbieter, E-Mail-Dienste, Sicherheits- und Monitoring-Dienste, XBRL-, Validierungs- oder Konvertierungsdienste sowie Plattformen, Systeme oder Schnittstellen Dritter.

2.8 Partner und Partnerkunden

Ein „Partner“ ist ein Unternehmen, das mit Envolva einen Partnervertrag geschlossen hat und eigenen Kunden Zugang zu Envolva gibt. Ein „Partnerkunde“ ist ein Unternehmen, das Envolva über einen Partner nutzt. Diese Regeln gelten für jeden heutigen und künftigen Partner.

2.9 Unabhängige Prüfer

„Unabhängige Prüfer“ sind Prüfungsunternehmen, die den Treibhausgasbericht in Envolva prüfen und signieren (Ziffer 3.6). Sie sind eigenständige Unternehmen und keine Mitarbeitenden von Envolva.

2.10 Nutzungsbedingungen

Die „Nutzungsbedingungen“ sind die Regeln von Envolva für jede Person, die die Software nutzt. Sie gelten neben diesen AGB.

3. Vertragsgegenstand

3.1 Software für Berichtsjahre

Envolva stellt dem Kunden die Software Envolva bereit. Mit ihr erstellt der Kunde für ein Berichtsjahr einen Nachhaltigkeitsbericht, eine DWA oder einen Treibhausgasbericht. Den Leistungsumfang bestimmen das gekaufte Paket, die gekauften Erweiterungen und die Bestellübersicht im Checkout oder das angenommene Angebot.

Envolva liefert Software. Die Inhalte der Berichte stammen vom Kunden: Er gibt die Daten ein, entscheidet über Angaben und Texte und verantwortet, wie er die Berichte verwendet (Ziffern 5.2, 5.3 und 8.6). Envolva schuldet keinen bestimmten wirtschaftlichen, regulatorischen, bilanziellen oder von Dritten anerkannten Erfolg, sofern dies nicht gesondert vereinbart ist.

3.2 Nachhaltigkeitsbericht (VS)

Der Nachhaltigkeitsbericht folgt dem freiwilligen Standard für die Nachhaltigkeitsberichterstattung der EU (VS) nach der Delegierten Verordnung (EU) 2026/1560.

• Das Paket Nachhaltigkeitsbericht Basic enthält das Basismodul mit den Angaben B1 bis B11, die Scope-1/2-Emissionsrechnung für die Angabe B3, die DWA (Doppelte Wesentlichkeitsanalyse), die KI-Funktionen, die Ausgabe als PDF und Operator Support.
• Das Paket Nachhaltigkeitsbericht Comprehensive enthält zusätzlich das Zusatzmodul mit den Angaben C1 bis C9.

Ein Arbeitsbereich enthält höchstens eines der beiden Pakete; beide lassen sich mit dem Paket Treibhausgasbericht verbinden. Den PDF-Bericht erzeugt Envolva, wenn die Angaben abgeschlossen sind und die Bereitschaftsprüfung der Software bestanden ist.

Die DWA dient der internen Orientierung für den Bericht; sie entscheidet nicht, welche Angaben anwendbar sind. Die Scope-1/2-Emissionsrechnung im Nachhaltigkeitsbericht ist kein Treibhausgasbericht und enthält kein Scope 3. Für den Nachhaltigkeitsbericht gibt es keinen Prüf- und Signaturschritt durch unabhängige Prüfer.

3.3 Treibhausgasbericht und Erweiterungen

Das Paket Treibhausgasbericht enthält:

• den Treibhausgasbericht nach dem GHG Protocol Corporate Accounting and Reporting Standard mit Scope-1/2-Emissionsrechnung, Methodik, Grenzen, Nachweisanhängen sowie Hotspot- und Maßnahmenagenda,
• die Prüfung und Signatur durch unabhängige Prüfer (Ziffer 3.6),
• die Ausgabe als PDF mit Anhängen und als Excel-Datei,
• die KI-Funktionen, Operator Support und drei Fachberatungstermine zu je 60 Minuten (Ziffer 4.2).

Die DWA gehört nicht zu diesem Paket; sie ist Teil der Pakete Nachhaltigkeitsbericht.

Zum Paket Treibhausgasbericht kann der Kunde zwei Erweiterungen kaufen:

• Scope 3: Kategorien der Wertschöpfungskette und die Factorbank, die Einträgen mit KI Emissionsfaktoren zuordnet (Ziffer 4.4).
• DIN EN ISO 14064-1: Berichtsinhalte und Struktur nach dieser Norm, einschließlich der Beurteilung der Wesentlichkeit indirekter Emissionen nach Abschnitt 5.2.3 der Norm. Die Erweiterung setzt die Erweiterung Scope 3 voraus; ohne Scope 3 ist sie nicht buchbar.

Beide Erweiterungen gibt es nur zusammen mit dem Paket Treibhausgasbericht.

3.4 Keine Rechts-, Steuer- oder Abschlussprüfungsleistung

Envolva erbringt keine Rechtsberatung, keine Steuerberatung, keine Abschlussprüfung und keine Zertifizierung. Die Prüfung des Treibhausgasberichts nach Ziffer 3.6 ist keine Abschlussprüfung, keine Zertifizierung und keine akkreditierte Verifizierung nach DIN EN ISO 14064-3, sofern dies nicht gesondert vereinbart ist. Support und Fachberatungstermine sind keine Rechts- oder Steuerberatung.

3.5 Keine Garantie für die Anerkennung durch Dritte

Envolva garantiert nicht, dass Banken, Kunden, Lieferanten, Auditoren, Behörden, Plattformen, Förderstellen, Zertifizierer oder andere Dritte Berichte, Dateien, Kennzahlen oder sonstige Ergebnisse anerkennen.

Der Berichtsumfang in Envolva zeigt, welche Angaben nach dem Profil des Arbeitsbereichs nicht anwendbar, anwendbar oder empfohlen sind. Er ist eine Empfehlung. Ob ein Ergebnis für einen Empfänger, Zweck, Standard, Zeitraum oder Rechtsraum ausreicht, prüft der Kunde vor der Weitergabe selbst.

3.6 Prüfung und Signatur des Treibhausgasberichts

Envolva stellt für den Treibhausgasbericht die Prüfung durch unabhängige Prüfer bereit. Der Ablauf:

1. Der Kunde schließt seine Eingaben ab und markiert den Bericht als prüfbereit. Ab dann sind Eingaben, Textvorschläge und Berichtstexte gesperrt. Solange die Prüfung noch nicht begonnen hat, kann der Kunde den Bericht wieder als Entwurf öffnen.
2. Ein unabhängiger Prüfer startet die Prüfung, prüft den Bericht und die Nachweise in Envolva und markiert ihn als geprüft. Während der Prüfung kann der Prüfer den Bericht zur Überarbeitung wieder als Entwurf öffnen.
3. Der Prüfer signiert den Bericht. Envolva speichert Name und E-Mail-Adresse des Prüfers und das Datum der Freigabe. Der Bericht nennt den Prüfer und das Datum.
4. Einen signierten Bericht kann nur der Prüfer über eine Korrektur wieder öffnen.

Die unabhängigen Prüfer sind eigenständige Unternehmen und keine Mitarbeitenden von Envolva. Sie entscheiden fachlich unabhängig und sind für ihre Prüfung und ihre Signatur selbst verantwortlich. Für die Prüfung greifen sie auf den Arbeitsbereich des Kunden zu.

Envolva schuldet den Prüfablauf, nicht ein bestimmtes Prüfergebnis und nicht die Signatur: Ob der Prüfer signiert, hängt von den Daten und Nachweisen des Kunden ab. Der Bericht zeigt jederzeit seinen Prüfstatus. Der Kunde kann Dateien auch vor der Signatur herunterladen; als geprüft gibt er einen Bericht erst aus, wenn er signiert ist.

4. Leistungsumfang

4.1 Maßgeblicher Leistungsumfang

Maßgeblich sind das gekaufte Paket, die gekauften Erweiterungen, die Bestellübersicht im Checkout oder das angenommene Angebot und die Funktionen, die im Arbeitsbereich freigeschaltet sind. Welche Funktionen ein Nutzer sieht, hängt auch von seiner Rolle, vom Zahlungsstand und vom Stand des Berichts ab.

4.2 Support und Fachberatungstermine

Jedes Paket enthält Operator Support: Hilfe beim Einstieg, bei Fragen zum Arbeitsbereich und zur Nutzung per Chat, E-Mail und über die Hilfeseiten.

Das Paket Treibhausgasbericht enthält drei Fachberatungstermine zu je 60 Minuten. In den Terminen bespricht der Kunde methodische Fragen zu seinem Treibhausgasbericht mit einer Fachperson, die Envolva stellt. Braucht der Kunde mehr Termine, bietet Envolva weitere an; Umfang und Preis vereinbaren Envolva und der Kunde vorher.

Support und Fachberatungstermine dienen der Nutzung der Software und der Methodik. Sie sind keine Rechts-, Steuer- oder Prüfungsleistung und nicht Teil der Prüfung nach Ziffer 3.6.

4.3 Dateien und Formate

Envolva erzeugt die Dateien aus den gespeicherten Kundendaten. Der Nachhaltigkeitsbericht und die DWA stehen als PDF zur Verfügung, der Treibhausgasbericht als PDF mit Anhängen und als Excel-Datei.

Eine XBRL-Ausgabe für den Nachhaltigkeitsbericht bietet Envolva derzeit nicht an. Envolva plant sie, sobald ein offizielles Taxonomiepaket der EU für den VS vorliegt; einen Anspruch darauf hat der Kunde erst, wenn Envolva sie anbietet.

Die Software prüft Vollständigkeit und Plausibilität. Diese Prüfungen ersetzen nicht die fachliche Prüfung durch den Kunden. Die Signatur eines Prüfers in Envolva ist keine qualifizierte elektronische Signatur.

4.4 KI-Funktionen

Envolva setzt KI in diesen Funktionen ein:

• Helphy ist ein KI-Assistent. Helphy beantwortet Fragen zu Formularen und Angaben und schlägt Texte vor, zum Beispiel einen Entwurf, eine Korrektur oder eine Umformulierung. Die Antworten erzeugt ein KI-Modell, kein Mensch.
• Textvorschläge in Berichten und in der DWA.
• Belege und Dokumente: Envolva liest hochgeladene Rechnungen und Dokumente mit Texterkennung und KI und schlägt Werte vor. Werte, die im Dokument nicht stehen, verwirft die Software.
• Factorbank (Erweiterung Scope 3): Die KI ordnet Einträgen Emissionsfaktoren zu. Zuordnungen, die die Prüfregeln der Software nicht als sicher einstufen, gehen in eine weitere Prüfung.

Für alle KI-Funktionen gilt:

1. KI-Ergebnisse können falsch, unvollständig oder für den Zweck ungeeignet sein. Envolva kennzeichnet Texte, die eine KI vorschlägt, in der Anwendung als Textvorschlag.
2. Der Kunde entscheidet über jeden Vorschlag: Er übernimmt ihn, verwirft ihn oder schreibt ihn um. Textvorschläge im Treibhausgasbericht stehen gekennzeichnet im Entwurf; markiert der Kunde den Bericht als prüfbereit, übernimmt er die Texte, die er bis dahin nicht geändert oder ersetzt hat.
3. Für Texte, die der Kunde übernimmt, trägt er die redaktionelle Verantwortung. Envolva liefert den Vorschlag, nicht den Inhalt.
4. Envolva kann die Zahl der KI-Anfragen je Arbeitsbereich begrenzen. Die Anwendung zeigt an, wenn die Grenze erreicht ist.

Envolva richtet die KI-Funktionen an den Transparenzpflichten nach Artikel 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung) aus. Veröffentlicht der Kunde Texte, die eine KI erzeugt hat, prüft er, ob er dies offenlegen muss.

Der Kunde gibt in KI-Funktionen keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, keine Geschäftsgeheimnisse Dritter und keine Beschäftigtendaten ein, die der Bericht nicht braucht.

4.5 Änderungen und Weiterentwicklung

Envolva darf die Services weiterentwickeln, aktualisieren, verbessern, absichern und an technische, rechtliche, regulatorische, produktbezogene oder wirtschaftliche Anforderungen anpassen. Envolva darf Funktionen ändern, ersetzen oder entfernen, soweit dadurch der vertragswesentliche Nutzen des gekauften Pakets nicht unangemessen beeinträchtigt wird.

Wesentliche Änderungen, die die Nutzung eines Pakets erheblich beeinträchtigen, teilt Envolva dem Kunden in angemessener Weise mit, sofern dies nach Art der Änderung erforderlich und praktisch möglich ist.

4.6 Demo, Beta- und Vorschaufunktionen

Envolva kann einem Unternehmen einen kostenlosen Demo-Arbeitsbereich für 21 Tage bereitstellen. In der Demo

• probiert der Kunde die Funktionen des Nachhaltigkeitsberichts und die Scope-1/2-Emissionsrechnung aus; der Treibhausgasbericht ist nicht enthalten;
• bleiben Downloads eigener Daten gesperrt; Beispieldateien stehen zum Download bereit;
• kann der Kunde keine weiteren Berichte anlegen.

Nach 21 Tagen ist der Demo-Arbeitsbereich schreibgeschützt. Kauft der Kunde ein Paket für den Demo-Arbeitsbereich, wird dieser zum Arbeitsbereich des Kunden; die Eingaben bleiben erhalten. Die Demo begründet keine Zahlungspflicht. Envolva kann die Demo jederzeit ändern oder beenden.

Funktionen, die Envolva als Beta oder Vorschau kennzeichnet, können unvollständig, fehleranfällig oder zeitlich begrenzt sein. Der Kunde nutzt sie ohne gesonderte Freigabe nicht für externe, rechtlich verbindliche oder prüfungsrelevante Zwecke.

4.7 Abgrenzung zu Marketing- und Website-Aussagen

Website-, Marketing-, Präsentations-, Demo- und Vertriebsinhalte beschreiben den erwarteten Produktnutzen. Sie sind keine Garantie, keine Zusicherung bestimmter Eigenschaften und keine Verpflichtung zu einem bestimmten Berichtserfolg, sofern sie nicht ausdrücklich in ein Angebot oder eine Einzelvereinbarung aufgenommen wurden.

Bei Widersprüchen zwischen Marketingaussagen und einer Einzelvereinbarung gilt die Einzelvereinbarung. Bei Widersprüchen zwischen Produktdokumentation und diesen AGB gelten diese AGB, soweit keine vorrangige Einzelvereinbarung besteht.

5. Pflichten des Kunden

5.1 Rechtmäßige Nutzung

Der Kunde nutzt die Envolva Services nur rechtmäßig, vertragsgemäß und im Rahmen der freigeschalteten Berechtigungen. Er sorgt dafür, dass seine Nutzer die Nutzungsbedingungen annehmen und einhalten und dass sie anwendbare Gesetze, Rechte Dritter, Datenschutzvorgaben, Exportkontrollvorgaben und interne Freigabeprozesse beachten.

5.2 Verantwortung für Eingaben

Der Kunde ist für die Richtigkeit, Vollständigkeit, Aktualität und Rechtmäßigkeit seiner Eingaben verantwortlich. Dazu gehören Unternehmensdaten, Verbrauchs- und Aktivitätsdaten, Beschäftigten- und Finanzdaten, Lieferantendaten, Nachweise, hochgeladene Dokumente und Texte. Berechnet die Software aus falschen oder unvollständigen Eingaben falsche Ergebnisse, trägt dafür der Kunde die Verantwortung. Für Fehler der Software selbst gelten die Ziffern 16 und 17.

Der Kunde stellt sicher, dass er über alle erforderlichen Rechte, Einwilligungen, Rechtsgrundlagen, Freigaben und Befugnisse verfügt, um Kundendaten in Envolva zu verarbeiten.

Personenbezogene Daten, Geschäftsgeheimnisse Dritter und besonders sensible Informationen gibt der Kunde nur ein, wenn der Bericht oder die Abrechnung sie erfordert und er sie rechtmäßig verarbeiten darf.

5.3 Prüfung von Berichten und Ergebnissen

Der Kunde prüft Berichte, Dateien, Kennzahlen, die gewählten Emissionsfaktoren und übernommene KI-Vorschläge, bevor er einen Bericht als prüfbereit markiert, intern entscheidet, veröffentlicht oder weitergibt.

Der Kunde entscheidet selbst, ob ein Ergebnis für einen bestimmten Empfänger, Zweck, Standard, Rechtsraum, Zeitraum oder Geschäftsprozess geeignet ist. Zusätzliche Anforderungen von Banken, Kunden, Ausschreibungsstellen, Auditoren, Behörden, Plattformen oder Branchenprogrammen klärt er vor der Weitergabe.

5.4 Nutzerverwaltung und Zugangssicherheit

Der Kunde ist für die Verwaltung seiner Nutzer, Rollen, Berechtigungen, Passwörter, Authentifizierungsverfahren und Zugangssicherheit verantwortlich. Zugangsdaten dürfen nicht geteilt, verkauft, übertragen oder unbefugten Personen zugänglich gemacht werden.

Der Kunde informiert Envolva unverzüglich, wenn der Verdacht besteht, dass ein Zugang kompromittiert wurde oder unbefugt genutzt wird.

5.5 Angaben zu Beschäftigten und Standorten; Nutzungsgrenzen

Der Kunde gibt die Zahl der Beschäftigten in Vollzeitäquivalenten (VZÄ), die Zahl der Standorte und die Frage, ob er als Gruppe berichtet, richtig an. Diese Angaben bestimmen den Preis (Ziffern 10.1 und 10.7). Ändern sie sich, aktualisiert der Kunde sie im Arbeitsbereich.

Der Kunde hält die vereinbarten Nutzungsgrenzen ein und umgeht keine Paket-, Zahlungs-, Rollen- oder Downloadbeschränkungen.

5.6 Mitwirkung

Der Kunde stellt die Informationen, Daten, Ansprechpartner, Freigaben, Zahlungen und Entscheidungen rechtzeitig bereit, die Envolva für die Leistung braucht. Für die Prüfung des Treibhausgasberichts stellt er die Nachweise bereit, die der Prüfer anfordert, und beantwortet Rückfragen. Verzögerungen oder Fehler aufgrund fehlender, verspäteter, unvollständiger oder falscher Mitwirkung des Kunden gehen nicht zu Lasten von Envolva.

5.7 Verbot missbräuchlicher Nutzung

Der Kunde darf die Services nicht missbräuchlich nutzen, insbesondere nicht zur Verletzung von Gesetzen, Rechten Dritter, Sicherheitsmechanismen, Plattformintegrität oder Systemgrenzen. Unzulässig sind insbesondere unbefugtes Scraping, Reverse Engineering, Manipulation, Überlastung, Malware, Umgehung von Zugriffskontrollen, rechtswidrige Inhalte, unberechtigte Weitergabe von Zugangsdaten und Nutzung für Dritte außerhalb des vereinbarten Vertragsumfangs.

6. Pflichten von Envolva

6.1 Bereitstellung der Plattform

Envolva stellt dem Kunden die vereinbarten SaaS-Funktionen im Rahmen der technischen, betrieblichen und vertraglichen Möglichkeiten bereit. Die Bereitstellung erfolgt grundsätzlich über das Internet. Der Kunde ist selbst für seine Internetverbindung, Endgeräte, Browser, lokale IT-Umgebung und organisatorische Nutzungsvoraussetzungen verantwortlich.

6.2 Angemessene technische und organisatorische Maßnahmen

Envolva trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um die Plattform zu betreiben, Zugriffe zu steuern, Daten zu schützen und Störungen zu reduzieren. Die konkreten Maßnahmen können sich im Zuge technischer, organisatorischer oder sicherheitsbezogener Weiterentwicklung ändern.

6.3 Support im vereinbarten Umfang

Envolva erbringt Support nach Ziffer 4.2. Reaktionszeiten, Verfügbarkeiten, Supportkanäle oder Service-Level gelten nur, wenn sie ausdrücklich vereinbart wurden.

6.4 Wartung und Verfügbarkeit

Envolva bemüht sich um eine angemessene Verfügbarkeit der Services. Wartungen, Sicherheitsmaßnahmen, Updates, Störungen, höhere Gewalt, Drittanbieterprobleme, Internetprobleme, Zahlungsprobleme oder kundenseitige Ursachen können die Verfügbarkeit beeinträchtigen.

Sofern nicht ausdrücklich vereinbart, schuldet Envolva keine bestimmte Mindestverfügbarkeit, keine unterbrechungsfreie Nutzung und keine jederzeitige Erreichbarkeit einzelner Funktionen.

6.5 Umgang mit Störungen

Envolva wird gemeldete Störungen im Rahmen der betrieblichen Möglichkeiten prüfen und angemessene Maßnahmen zur Behebung oder Umgehung ergreifen. Der Kunde muss Störungen nachvollziehbar melden und Envolva bei der Analyse unterstützen, soweit dies erforderlich und zumutbar ist.

7. Nutzungsrechte

7.1 SaaS-Zugriffsrecht

Für die Dauer des Leistungszeitraums eines Pakets (Ziffer 11.1) erhält der Kunde ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares, widerrufliches und auf den vereinbarten Umfang beschränktes Recht, auf die Envolva Services zuzugreifen und sie für eigene interne Geschäfts- und Berichtszwecke zu nutzen. Nach dem Ende eines Pakets gelten die Ziffern 8.4 und 11.6.

7.2 Autorisierte Nutzer und Nutzungsbedingungen

Der Kunde gibt nur berechtigten Personen Zugang. Nutzerkonten sind persönlich. Jeder Nutzer nimmt bei der ersten Anmeldung und nach jeder Änderung die aktuelle Fassung der Nutzungsbedingungen an; Envolva speichert die angenommene Fassung. Der Kunde ist für Handlungen seiner Nutzer wie für eigene Handlungen verantwortlich.

7.3 Nutzungsbeschränkungen

Der Kunde darf die Services nicht vermieten, verleihen, verkaufen, unterlizenzieren, öffentlich zugänglich machen, als eigenes Produkt anbieten, für unberechtigte Dritte betreiben oder außerhalb des vereinbarten Vertragsumfangs nutzen.

7.4 Verbot von Reverse Engineering und Umgehung

Soweit gesetzlich zulässig, darf der Kunde die Services, Software, Workflows, Datenmodelle, Schnittstellen, Schutzmechanismen, Preislogiken oder Ausgabepfade nicht zurückentwickeln, dekompilieren, umgehen, manipulieren, kopieren oder zur Entwicklung konkurrierender Produkte verwenden.

7.5 Sperrung bei Sicherheitsrisiken oder Pflichtverletzungen

Envolva darf Zugänge, Nutzer, Arbeitsbereiche, Downloads oder Funktionen vorübergehend sperren oder beschränken, wenn dies erforderlich ist, um Sicherheitsrisiken, Rechtsverstöße, Zahlungsrückstände, Missbrauch, Systemgefährdungen, Rechteverletzungen oder erhebliche Vertragsverletzungen zu verhindern oder zu begrenzen. Envolva berücksichtigt dabei die berechtigten Interessen des Kunden, soweit dies nach Lage des Falls möglich ist.

8. Kundendaten, Berichte und Downloads

8.1 Eigentum des Kunden an Kundendaten

Kundendaten bleiben im Verhältnis zwischen Envolva und dem Kunden Eigentum oder Verantwortungsbereich des Kunden. Envolva erhält keine Eigentumsrechte an Kundendaten. Der Kunde räumt Envolva jedoch die erforderlichen Rechte ein, Kundendaten zu hosten, zu verarbeiten, zu übertragen, zu sichern, anzuzeigen, auszuwerten und auszugeben, soweit dies zur Bereitstellung der Services erforderlich ist.

8.2 Verarbeitung zur Leistungserbringung

Envolva verarbeitet Kundendaten zur Bereitstellung, Sicherung, Wartung, Abrechnung, Unterstützung, Verbesserung und Weiterentwicklung der Services sowie zur Erfüllung gesetzlicher und vertraglicher Pflichten. Personenbezogene Daten werden nach Maßgabe der Datenschutzvereinbarungen, der Datenschutzerklärung und des anwendbaren Datenschutzrechts verarbeitet.

8.3 Downloads während des Leistungszeitraums

Während des Leistungszeitraums lädt der Kunde die Dateien seiner Berichte im Arbeitsbereich herunter, sobald die Zahlung eingegangen ist (Ziffer 10.4). Envolva schuldet keine kundenspezifischen Sonderexporte, Datenbankauszüge, Rohdatenformate oder Formatumwandlungen, sofern sie nicht ausdrücklich vereinbart sind.

Der Kunde bewahrt seine Dateien selbst auf. Envolva ist kein Archiv für den Kunden; Ziffer 8.4 bleibt unberührt.

8.4 Archivseite nach dem Ende

Endet ein bezahltes Paket ohne Verlängerung, archiviert Envolva das Berichtsjahr (Ziffer 11.6). Auf der Archivseite kann der Kunde die fertigen Dateien dieses Berichtsjahres noch zwölf Monate nach dem Ende herunterladen: den Treibhausgasbericht als PDF, die Treibhausgasbilanz als Excel-Datei und den Nachhaltigkeitsbericht als PDF, soweit sie erstellt wurden. Envolva hält jeden Download mit Datum und Person fest. Nach zwölf Monaten endet der Zugang zur Archivseite.

8.5 Löschung nach dem Ende

Zwölf Monate nach dem Ende eines Berichtsjahres ohne Verlängerung löscht Envolva die Kundendaten dieses Berichtsjahres oder anonymisiert sie. Vorher kündigt Envolva die Löschung per E-Mail an die hinterlegte Adresse an. Rechnungen und andere Unterlagen, die Envolva aufbewahren muss, bewahrt Envolva so lange auf, wie das Gesetz es verlangt. Sicherungskopien werden mit den üblichen Backup-Zyklen gelöscht und bis dahin nicht produktiv genutzt.

8.6 Verantwortung für die Nutzung der Berichte

Der Kunde entscheidet selbst, ob, wann, in welchem Umfang und gegenüber wem er Berichte oder Dateien verwendet, veröffentlicht, einreicht oder weitergibt. Das gilt auch für Texte, die auf einem Textvorschlag beruhen. Envolva stellt Software-Ergebnisse bereit und übernimmt keine Verantwortung für die externe Verwendung, Einreichung, Veröffentlichung oder geschäftliche Entscheidung des Kunden.

9. Externe Dienste und Integrationen

9.1 Zahlungsdienste

Kartenzahlungen wickelt ein externer Zahlungsdienstleister ab. Für dessen Dienste können zusätzliche Bedingungen und Datenschutzhinweise gelten. Envolva ist nicht verantwortlich für Störungen, Ablehnungen, Verzögerungen oder Fehler, die im Verantwortungsbereich des Zahlungsdienstleisters, der Bank, des Kartenanbieters oder des Kunden liegen.

9.2 Validierungs- und Konvertierungsdienste

Für Validierungen, technische Prüfungen oder Formatverarbeitung kann Envolva interne oder externe Dienste einsetzen. Sie unterstützen technische Diagnosen und Ausgabeformate, garantieren aber keine externe Anerkennung und nicht die inhaltliche Richtigkeit der Kundendaten.

9.3 KI- und Infrastruktur-Anbieter

Envolva setzt externe Anbieter für Hosting, KI-Modelle, Texterkennung, E-Mail, Sicherheit und Überwachung ein. KI-Anbieter verarbeiten die Eingaben, die eine KI-Funktion für ihr Ergebnis braucht. Personenbezogene Daten verarbeiten sie nur nach der Auftragsverarbeitungsvereinbarung; die Liste der Unterauftragsverarbeiter steht dort.

9.4 Drittanbieterbedingungen

Bei Nutzung externer Dienste können zusätzliche Bedingungen, Leistungsgrenzen, Verfügbarkeiten, Datenschutzinformationen oder Nutzungsregeln Dritter gelten. Der Kunde ist dafür verantwortlich, solche Bedingungen einzuhalten, soweit sie ihm mitgeteilt werden oder für die Nutzung relevant sind.

9.5 Keine Verantwortung für externe Plattformen

Envolva ist nicht verantwortlich für Plattformen, Systeme, Standards, Schnittstellen, Datenbanken, Portale, Validierungsstellen, Behörden, Banken, Auditoren, Kunden, Lieferanten oder sonstige Dritte außerhalb des eigenen Verantwortungsbereichs. Änderungen solcher Dritten können die Nutzbarkeit, Akzeptanz, Ausgabeformate oder Workflows beeinflussen.

10. Preise und Zahlungsbedingungen

10.1 Preise

Es gelten die Preise, die der Checkout oder das Angebot zeigt. Der Jahrespreis eines Pakets hängt vom Paket, den Erweiterungen, der Zahl der Beschäftigten (VZÄ) und der Zahl der Standorte ab. Drei Standorte sind im Preis enthalten; jeder weitere Standort kostet einen Aufpreis je Berichtsjahr. Bei mehr als 1.000 Beschäftigten, mehr als zehn Standorten oder einem Gruppenbericht erstellt Envolva ein individuelles Angebot.

Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

10.2 Zahlungsarten

Der Kunde zahlt per Karte oder auf Rechnung.

• Karte: Der Zahlungsdienstleister belastet die Karte bei der Bestellung und bei jeder Verlängerung (Ziffer 11.2) automatisch.
• Rechnung: Die Zahlung auf Rechnung bietet Envolva Unternehmen mit Sitz in Deutschland an, anderen Unternehmen nach Vereinbarung. Für eine Bestellung auf Rechnung braucht der Kunde eine bestätigte E-Mail-Adresse und eine vollständige Rechnungsadresse (Unternehmen, Kontakt-E-Mail, Straße, Postleitzahl, Ort, Land). Solange eine andere Rechnung des Kunden offen ist, kann er nicht erneut auf Rechnung bestellen.

10.3 Erweiterungen und zusätzliche Leistungen

Erweiterungen (Scope 3, DIN EN ISO 14064-1), zusätzliche Fachberatungstermine, Migrationen und andere Sonderleistungen schuldet Envolva nur, wenn der Kunde sie gekauft hat oder sie ausdrücklich vereinbart sind. Sie werden gesondert berechnet.

10.4 Rechnung, Fälligkeit und Freischaltung

Rechnungen sind 14 Tage nach Rechnungsdatum fällig, sofern die Rechnung kein anderes Datum nennt. Zahlungen müssen vollständig und ohne Abzug eingehen.

Bei einer Bestellung auf Rechnung kann der Kunde sofort im Arbeitsbereich arbeiten; Downloads schaltet Envolva frei, sobald die Zahlung eingegangen ist. Bei Kartenzahlung schaltet Envolva das Paket frei, sobald der Zahlungsdienstleister die Zahlung bestätigt hat. Das gilt für alle Dateien, auch für den Treibhausgasbericht.

10.5 Zahlungsverzug

Solange eine fällige Zahlung aussteht, bleiben Downloads gesperrt. Das gilt auch, wenn eine Kartenbelastung bei der Verlängerung fehlschlägt, bis die Zahlung gelingt.

Bei Zahlungsverzug kann Envolva gesetzliche Verzugszinsen, Mahnkosten und angemessene Beitreibungskosten geltend machen. Nach angemessener Ankündigung kann Envolva den Zugang zu Paketen, Arbeitsbereichen oder Services sperren oder beschränken, solange fällige Beträge offen sind.

Eine Sperrung oder Beschränkung befreit den Kunden nicht von der Zahlungspflicht. Envolva hebt sie nach Ausgleich der offenen Beträge auf, soweit der Vertrag nicht beendet ist und keine anderen Sperrgründe bestehen.

10.6 Preisänderungen

Envolva kann die Preise für künftige Berichtsjahre ändern. Envolva teilt eine Preisänderung spätestens sechs Wochen vor dem Verlängerungsdatum in Textform mit. Der Kunde kann die Verlängerung dann bis zum Verlängerungsdatum kündigen (Ziffer 11.3). Für bereits bezahlte Berichtsjahre ändert sich der Preis nicht. Änderungen gesetzlicher Steuern, Abgaben oder vergleichbarer öffentlicher Lasten kann Envolva unabhängig davon berücksichtigen, soweit sie die Leistung betreffen.

10.7 Beschäftigtenzahl und Upgrade

Der Preis eines Pakets beruht auf der Zahl der Beschäftigten (VZÄ), die der Kunde beim Kauf angegeben hat. Wachstum bis 25 % ist im Preis enthalten. Liegt die im Arbeitsbereich gemeldete Zahl mehr als 25 % darüber und steigt dadurch der Jahrespreis, darf Envolva die Downloads sperren, bis der Kunde den Unterschied des Jahrespreises bezahlt hat. Das Verlängerungsdatum bleibt gleich. Bei mehr als 1.000 Beschäftigten erstellt Envolva ein individuelles Angebot.

10.8 Paketänderungen

Der Kunde kann sein Paket während des Leistungszeitraums vergrößern, zum Beispiel um eine Erweiterung oder vom Nachhaltigkeitsbericht Basic zum Nachhaltigkeitsbericht Comprehensive. Envolva berechnet dann den Unterschied der Jahrespreise; eine anteilige Berechnung nach Restzeit findet nicht statt. Das Verlängerungsdatum bleibt gleich. Eine Verkleinerung des Pakets wird zum nächsten Verlängerungsdatum wirksam.

11. Laufzeit, Verlängerung und Kündigung

11.1 Berichtsjahr und Leistungszeitraum

Mit einem Paket kauft der Kunde ein Berichtsjahr. Er kann zwölf Monate ab dem Kauf daran arbeiten („Leistungszeitraum“). Der Leistungszeitraum endet am Verlängerungsdatum, das der Arbeitsbereich anzeigt. Envolva verkauft Berichtsjahre, keine Zeit: Wer früher fertig ist, erhält keine Gutschrift.

11.2 Automatische Verlängerung

Kündigt der Kunde nicht, verlängert sich das Paket am Verlängerungsdatum zu den vereinbarten Bedingungen: Der Kunde kauft das nächste Berichtsjahr, und Envolva legt dafür einen neuen Arbeitsbereich an. Envolva erinnert den Kunden vor dem Verlängerungsdatum per E-Mail.

• Bei Kartenzahlung belastet der Zahlungsdienstleister die Karte am Verlängerungsdatum; danach öffnet sich das neue Berichtsjahr.
• Bei Zahlung auf Rechnung erhält der Kunde am Verlängerungsdatum die Verlängerungsrechnung. Das neue Berichtsjahr öffnet sich mit dem Zahlungseingang. Ist eine andere Rechnung des Kunden noch offen, stellt Envolva die Verlängerungsrechnung erst nach deren Ausgleich aus.

Nach einer Verlängerung bleibt das bisherige Berichtsjahr offen, damit der Kunde es abschließen kann. Envolva archiviert es, sobald sein Treibhausgasbericht signiert ist; ein Berichtsjahr ohne Treibhausgasbericht bleibt offen. So können zwei Berichtsjahre nebeneinander laufen.

11.3 Kündigung

Der Kunde kann die Verlängerung bis zum Verlängerungsdatum kündigen, im Arbeitsbereich mit „Verlängerung kündigen“ oder in Textform an info@envolva.de. Er behält den Zugang bis zum Ende des Leistungszeitraums. Bis zum Verlängerungsdatum kann er die Kündigung im Arbeitsbereich zurücknehmen.

Envolva kann die Verlängerung spätestens einen Monat vor dem Verlängerungsdatum in Textform kündigen.

11.4 Vorzeitige Verlängerung

Der Kunde kann das nächste Berichtsjahr schon vor dem Verlängerungsdatum kaufen („Jetzt verlängern“). Er zahlt den vollen Preis des Berichtsjahres; Envolva schreibt keine Restzeit gut und berechnet nichts anteilig. Der neue Leistungszeitraum beginnt mit dem Kauf und dauert zwölf Monate.

• Bei Kartenzahlung belastet der Zahlungsdienstleister die Karte sofort; das neue Berichtsjahr öffnet sich, sobald die Zahlung bestätigt ist.
• Bei Zahlung auf Rechnung erhält der Kunde die Rechnung sofort; das neue Berichtsjahr öffnet sich mit dem Zahlungseingang.

Das bisherige Berichtsjahr bleibt nach Ziffer 11.2 offen. Eine vorzeitige Verlängerung ist insbesondere nicht möglich, wenn das Paket gekündigt ist, für das nächste Berichtsjahr schon ein Arbeitsbereich besteht, eine Paketänderung geplant ist oder eine andere Rechnung des Kunden offen ist.

11.5 Außerordentliche Kündigung

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn eine Partei wesentliche Vertragspflichten erheblich verletzt und die Verletzung trotz angemessener Fristsetzung nicht behebt, wenn der Kunde mit erheblichen Zahlungen in Verzug ist, wenn eine Nutzung rechtswidrig oder sicherheitsgefährdend erfolgt oder wenn eine Fortsetzung des Vertrags unzumutbar ist.

11.6 Folgen des Endes

Endet ein Paket ohne Verlängerung, archiviert Envolva das Berichtsjahr am Ende des bezahlten Leistungszeitraums. Zusätzliche Zeit gibt es nicht. Der archivierte Arbeitsbereich ist schreibgeschützt; die fertigen Dateien stehen nach Ziffer 8.4 auf der Archivseite bereit. Für dieses Berichtsjahr erbringt Envolva danach keine weiteren Leistungen, auch keinen Support, keine Fachberatung und keine Prüfung.

Hat der Kunde ein anderes laufendes Paket, kann er für ein archiviertes Berichtsjahr eine Wiederöffnung für 14 Tage anfragen. Envolva entscheidet über die Anfrage.

Bereits entstandene Zahlungsansprüche bleiben bestehen. Für nicht genutzte Zeit erstattet Envolva nichts, sofern das Gesetz keine Erstattung zwingend vorschreibt.

11.7 Fortgeltende Regelungen

Regelungen, die ihrem Sinn nach über das Vertragsende hinaus gelten sollen, bleiben wirksam. Dazu gehören insbesondere Zahlungsansprüche, Vertraulichkeit, Datenschutz, geistiges Eigentum, Haftung, Compliance, Schlussbestimmungen und Regelungen zur Datenaufbewahrung oder Datenlöschung.

12. Geistiges Eigentum

12.1 Rechte an Envolva, Software und Materialien

Alle Rechte an Envolva, der Software, Plattform, Benutzeroberfläche, Workflows, Datenmodellen, Designs, Quellcodes, Datenbanken, Dokumentationen, Methoden, Vorlagen, Texten, Marken, Logos, Produktnamen, Know-how und sonstigen Materialien von Envolva verbleiben bei Envolva oder den jeweiligen Rechteinhabern.

12.2 Rechte an Standards, Templates und Methodik

Soweit Envolva Standards, Frameworks, Taxonomien, Vorlagen, Berichtsstrukturen, methodische Hinweise oder externe Referenzen abbildet, erwirbt der Kunde keine Rechte an diesen externen Standards oder an der Envolva-seitigen Umsetzung. Die Nutzung ist auf den vereinbarten SaaS-Zugriff beschränkt.

Der Kunde ist selbst dafür verantwortlich, etwaige eigenständige Nutzungsbedingungen, Lizenzbedingungen oder Zugriffsvoraussetzungen externer Standards, Taxonomien, Portale oder Empfänger einzuhalten, soweit diese außerhalb der Envolva Services gelten.

12.3 Kundenfeedback

Der Kunde kann Envolva Feedback, Ideen, Verbesserungsvorschläge oder Hinweise geben. Envolva darf solches Feedback unentgeltlich zur Verbesserung, Weiterentwicklung und Vermarktung der Services nutzen, ohne vertrauliche Kundendaten offenzulegen oder Rechte des Kunden an Kundendaten zu übertragen.

12.4 Kundendaten bleiben Kundeneigentum

Kundendaten bleiben im Verhältnis zwischen Envolva und dem Kunden dem Kunden zugeordnet. Envolva nutzt Kundendaten nur im Rahmen dieser AGB, der Datenschutzvereinbarungen und der vereinbarten Services.

12.5 Keine Übertragung von Quellcode oder Plattformrechten

Der Kunde erhält keinen Anspruch auf Herausgabe von Quellcode, Datenbankstrukturen, Systemarchitektur, internen Algorithmen, Modellen, Promptlogik, Betriebsdokumentation oder sonstigen internen Plattformbestandteilen, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart wurde.

12.6 Textvorschläge

An Textvorschlägen, die der Kunde übernimmt, beansprucht Envolva keine Rechte. Envolva sichert nicht zu, dass solche Texte urheberrechtlich schutzfähig sind.

13. Produktverbesserung und anonymisierte Analysen

13.1 Nutzung anonymisierter Nutzungsdaten

Envolva darf anonymisierte oder aggregierte Nutzungs-, Leistungs-, Fehler-, Sicherheits- und Produktdaten verwenden, um die Services zu betreiben, zu sichern, zu analysieren, zu verbessern und weiterzuentwickeln. Solche Daten dürfen keinen Rückschluss auf einzelne Kunden, Nutzer oder vertrauliche Kundendaten zulassen.

Eine Nutzung identifizierbarer Kundendaten zum Training öffentlich verfügbarer Basismodelle erfolgt nicht ohne gesonderte Rechtsgrundlage oder ausdrückliche Vereinbarung. Datenschutzrechtliche Regelungen bleiben unberührt.

13.2 Produktverbesserung

Envolva darf Erkenntnisse aus Supportfällen, Nutzungsverhalten, Fehlerbildern, Performance-Daten, Kundenfeedback und allgemeinen Produktmetriken verwenden, um Funktionen, Workflows, Validierungen, Exporte, Dokumentationen und Sicherheitsmaßnahmen zu verbessern.

13.3 Benchmarking nur anonymisiert

Benchmarking, Vergleichswerte oder aggregierte Auswertungen dürfen nur anonymisiert oder so aggregiert erfolgen, dass einzelne Kunden oder vertrauliche Kundendaten nicht identifizierbar sind, sofern keine ausdrückliche Zustimmung des Kunden vorliegt.

13.4 Keine Offenlegung vertraulicher Kundendaten

Envolva wird vertrauliche Kundendaten nicht zu Marketing-, Referenz-, Benchmarking- oder Produktkommunikationszwecken offenlegen, sofern der Kunde dem nicht ausdrücklich zugestimmt hat oder eine gesetzliche Pflicht besteht.

14. Vertraulichkeit

14.1 Vertrauliche Informationen

Vertrauliche Informationen sind alle nicht öffentlichen Informationen einer Partei, die nach ihrer Art oder den Umständen der Offenlegung als vertraulich anzusehen sind, insbesondere Geschäftsgeheimnisse, technische Informationen, Kundendaten, Preise, Vertragsinhalte, Produktpläne, Sicherheitsinformationen, Zugangsdaten, Berichte, Finanzdaten und interne Dokumente.

14.2 Schutzpflichten

Die empfangende Partei schützt vertrauliche Informationen mindestens mit angemessener Sorgfalt und verwendet sie nur zur Durchführung des Vertrags. Sie macht vertrauliche Informationen nur Personen zugänglich, die sie zur Vertragserfüllung benötigen und zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.

14.3 Zulässige Offenlegung

Eine Offenlegung ist zulässig, soweit sie zur Vertragserfüllung, an verbundene Unternehmen, Berater, Rechtsanwälte, Steuerberater, Zahlungsdienstleister, Auftragsverarbeiter, die unabhängigen Prüfer oder sonstige berechtigte Empfänger erforderlich ist und angemessene Vertraulichkeits- oder Datenschutzpflichten bestehen.

14.4 Ausnahmen

Nicht vertraulich sind Informationen, die ohne Vertragsverletzung öffentlich bekannt sind, der empfangenden Partei bereits rechtmäßig bekannt waren, unabhängig entwickelt wurden oder aufgrund gesetzlicher, behördlicher oder gerichtlicher Anordnung offengelegt werden müssen.

14.5 Dauer der Vertraulichkeit

Die Vertraulichkeitspflichten gelten während der Vertragslaufzeit und für fünf Jahre nach Vertragsende fort. Für Geschäftsgeheimnisse gelten die Pflichten so lange, wie die Information ein Geschäftsgeheimnis bleibt.

15. Datenschutz

15.1 Rollen nach DSGVO

Die datenschutzrechtlichen Rollen richten sich nach der konkreten Verarbeitung. Soweit Envolva personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, ist der Kunde Verantwortlicher und Envolva Auftragsverarbeiter. Soweit Envolva personenbezogene Daten für eigene Zwecke verarbeitet, ist Envolva eigener Verantwortlicher.

15.2 Auftragsverarbeitung

Soweit erforderlich, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Der Kunde ist dafür verantwortlich, vor Nutzung der Services zu prüfen, ob ein solcher Vertrag erforderlich ist, und die bereitgestellten Datenschutzdokumente zu akzeptieren.

Bei Widersprüchen zwischen diesen AGB und einem wirksam geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag geht für die Verarbeitung personenbezogener Daten der Auftragsverarbeitungsvertrag vor.

15.3 Technische und organisatorische Maßnahmen

Envolva setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ein. Die Maßnahmen können sich aufgrund technischer, organisatorischer oder sicherheitsbezogener Weiterentwicklung ändern, soweit das Schutzniveau nicht unangemessen abgesenkt wird.

15.4 Unterauftragsverarbeiter

Envolva kann Unterauftragsverarbeiter einsetzen, soweit dies zur Bereitstellung der Services erforderlich ist und die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen eingehalten werden. Dazu gehören Anbieter von KI-Modellen und Texterkennung. Einzelheiten und die Liste der Unterauftragsverarbeiter ergeben sich aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag, der Datenschutzerklärung oder den jeweils bereitgestellten Datenschutzinformationen. Welche datenschutzrechtliche Rolle die unabhängigen Prüfer haben, regelt ebenfalls der Auftragsverarbeitungsvertrag.

Soweit ein Auftragsverarbeitungsvertrag eine Liste, Information oder ein Widerspruchsverfahren für Unterauftragsverarbeiter vorsieht, gelten diese Regelungen vorrangig.

15.5 Betroffenenrechte und Sicherheitsvorfälle

Die Parteien unterstützen sich im gesetzlich erforderlichen Umfang bei der Bearbeitung von Betroffenenrechten, Datenschutzanfragen, Sicherheitsvorfällen und behördlichen Anforderungen. Der Kunde bleibt für die inhaltliche Beantwortung von Anfragen verantwortlich, soweit er Verantwortlicher ist.

15.6 Zugriff durch Envolva und die unabhängigen Prüfer

Mitarbeitende von Envolva können für Support und Betrieb auf Arbeitsbereiche zugreifen, auch indem sie in die Ansicht eines Nutzers wechseln. Die unabhängigen Prüfer greifen für die Prüfung des Treibhausgasberichts auf den Arbeitsbereich zu. Envolva beschränkt diese Zugriffe auf das, was Support, Betrieb und Prüfung erfordern.

16. Gewährleistung

16.1 SaaS-Leistung nach vereinbartem Umfang

Envolva gewährleistet, dass die Services im Wesentlichen dem vereinbarten Leistungsumfang entsprechen. Eine unerhebliche Abweichung, vorübergehende Störung, übliche technische Einschränkung oder durch den Kunden, Dritte oder höhere Gewalt verursachte Beeinträchtigung begründet keine Gewährleistungsrechte.

16.2 Keine Garantie bestimmter Reporting-Ergebnisse

Envolva garantiert keine bestimmten Reporting-Ergebnisse, Emissionswerte, Scope-Einstufungen, wirtschaftlichen Vorteile, regulatorischen Ergebnisse, Prüfergebnisse, Kundenbewertungen, Bankentscheidungen, Förderentscheidungen, Ausschreibungserfolge oder sonstigen externen Resultate.

16.3 Keine Garantie externer Prüfung oder Zertifizierung

Envolva garantiert keine externe Zertifizierung, Verifizierung, behördliche Anerkennung, Plattformannahme oder Bestätigung durch Dritte. Für die Prüfung nach Ziffer 3.6 schuldet Envolva den Prüfablauf, nicht ein bestimmtes Prüfergebnis und nicht die Signatur. Validierungs- und Prüffunktionen der Software begründen keine solche Garantie.

16.4 Nacherfüllung

Bei wesentlichen Mängeln der vereinbarten SaaS-Leistung wird Envolva nach eigener Wahl den Mangel beheben, eine Umgehung bereitstellen, eine Ersatzfunktion bereitstellen oder die Leistung erneut erbringen, soweit dies technisch und wirtschaftlich angemessen ist.

Gesetzlich zwingende Rechte des Kunden bleiben unberührt. Der Kunde muss Mängel nachvollziehbar melden und Envolva angemessene Gelegenheit zur Prüfung und Nacherfüllung geben.

16.5 Ausschluss für falsche Kundendaten oder Fehlbedienung

Gewährleistungsrechte bestehen nicht, soweit ein Problem auf falschen, unvollständigen, veralteten oder rechtswidrigen Kundendaten, ungeprüft übernommenen KI-Vorschlägen, unzureichender Mitwirkung, Fehlbedienung, kundenseitiger IT-Umgebung, nicht unterstützten Browsern, unzulässiger Nutzung, Drittanbieterproblemen oder Änderungen durch den Kunden beruht.

17. Haftung

17.1 Unbeschränkte Haftung

Envolva haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz, bei arglistigem Verschweigen eines Mangels sowie bei ausdrücklich übernommenen Garantien, soweit jeweils gesetzlich zwingend.

17.2 Haftungsbegrenzung

Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten haftet Envolva nur für den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Wesentliche Vertragspflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

Im Übrigen ist die Haftung von Envolva für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

17.3 Ausschluss indirekter Schäden

Soweit gesetzlich zulässig, haftet Envolva nicht für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn, ausgebliebene Einsparungen, Reputationsschäden, Betriebsunterbrechungen, Daten aus falschen Kundeneingaben, externe Ablehnung von Berichten oder sonstige Folgeschäden, sofern nicht ein Fall unbeschränkter Haftung nach Ziffer 17.1 vorliegt.

17.4 Haftung für kostenlose oder Demo-Leistungen

Für kostenlose, Demo-, Test-, Beta- oder Pilotleistungen haftet Envolva nur nach Maßgabe zwingender gesetzlicher Vorschriften und, soweit zulässig, nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

17.5 Haftung bei Datenverlust

Bei Datenverlust haftet Envolva, soweit gesetzlich zulässig, nur für den Wiederherstellungsaufwand, der bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Datensicherung durch den Kunden oder bei Nutzung der bereitgestellten Export- und Sicherungsmöglichkeiten erforderlich gewesen wäre. Diese Begrenzung gilt nicht in Fällen unbeschränkter Haftung nach Ziffer 17.1.

17.6 Unabhängige Prüfer

Für ihre Prüfung und ihre Signatur sind die unabhängigen Prüfer selbst verantwortlich (Ziffer 3.6). Envolva haftet für die sorgfältige Auswahl der Prüfer und dafür, dass der Prüfablauf in der Software wie beschrieben funktioniert; dabei gelten die Ziffern 17.1 bis 17.5.

18. Höhere Gewalt

18.1 Ereignisse außerhalb angemessener Kontrolle

Keine Partei haftet für Verzögerungen oder Nichterfüllung, soweit diese durch Ereignisse außerhalb ihrer angemessenen Kontrolle verursacht werden. Dazu gehören insbesondere Naturereignisse, Krieg, Terror, Unruhen, Pandemien, Arbeitskämpfe, Stromausfälle, Internetausfälle, Ausfälle von Rechenzentren, Angriffe auf IT-Systeme, behördliche Maßnahmen, Gesetzesänderungen oder Störungen externer Dienste.

18.2 Leistungsaussetzung

Für die Dauer eines Ereignisses höherer Gewalt sind die betroffenen Leistungspflichten ausgesetzt, soweit die Leistung dadurch unmöglich oder unzumutbar erschwert wird. Die betroffene Partei informiert die andere Partei angemessen über Art und voraussichtliche Dauer der Störung, soweit dies möglich ist.

18.3 Kündigungsrecht bei längerer Störung

Dauert ein Ereignis höherer Gewalt länger als sechzig Tage an und ist eine Fortsetzung des Vertrags für eine Partei unzumutbar, kann jede Partei den betroffenen Vertragsteil mit angemessener Frist kündigen.

19. Compliance, Sanktionen und Exportkontrolle

19.1 Einhaltung geltender Gesetze

Die Parteien halten die jeweils anwendbaren Gesetze ein. Der Kunde ist insbesondere dafür verantwortlich, die Services nicht für rechtswidrige, sanktionierte, betrügerische, irreführende, diskriminierende, missbräuchliche oder sicherheitsgefährdende Zwecke zu nutzen.

19.2 Sanktionslisten und Embargos

Der Kunde versichert, dass er und seine wirtschaftlich Berechtigten nach seiner Kenntnis nicht auf einschlägigen Sanktionslisten stehen und die Services nicht in einer Weise nutzen, die gegen Embargos, Sanktionen oder Exportkontrollvorgaben verstößt.

19.3 Verbot unzulässiger Weitergabe

Der Kunde darf die Services, Zugangsdaten, Ergebnisse, Softwarebestandteile oder technische Informationen nicht an Personen, Organisationen, Länder oder Empfänger weitergeben, soweit dies gegen Sanktionen, Exportkontrollrecht, Datenschutzrecht, Rechte Dritter oder vertragliche Beschränkungen verstößt.

19.4 Mitwirkung bei Compliance-Prüfungen

Der Kunde stellt auf angemessene Anfrage Informationen bereit, die Envolva benötigt, um gesetzliche, regulatorische, sicherheitsbezogene oder vertragliche Compliance-Anforderungen zu prüfen. Envolva kann Leistungen verweigern, aussetzen oder beenden, soweit dies zur Einhaltung solcher Anforderungen erforderlich ist.

20. Schlussbestimmungen

20.1 Gesamte Vereinbarung

Diese AGB, die Bestellübersicht im Checkout oder das angenommene Angebot, vorrangige Einzelvereinbarungen, Auftragsbestätigungen, der Auftragsverarbeitungsvertrag, die Nutzungsbedingungen und sonstige ausdrücklich einbezogene Dokumente bilden die Vereinbarung der Parteien über den jeweiligen Vertragsgegenstand.

20.2 Änderungen der AGB

Envolva kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, wenn rechtliche, technische, wirtschaftliche, produktbezogene oder organisatorische Entwicklungen es erfordern. Jede Fassung trägt eine Versionsnummer und ein Datum; Envolva speichert, welche Fassung der Kunde angenommen hat.

Envolva teilt eine Änderung spätestens sechs Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform mit. Für ein laufendes Berichtsjahr gilt die neue Fassung erst ab der nächsten Verlängerung; mit der Verlängerung oder einem neuen Kauf nimmt der Kunde die dann aktuelle Fassung an. Will der Kunde die neue Fassung nicht annehmen, kann er die Verlängerung bis zum Verlängerungsdatum kündigen (Ziffer 11.3).

20.3 Elektronische Kommunikation

Vertragsbezogene Kommunikation kann elektronisch erfolgen, insbesondere per E-Mail, über den Arbeitsbereich, über das Kundenkonto, über Abrechnungssysteme oder über andere von Envolva bereitgestellte Kommunikationswege. Der Kunde hält seine Kontaktdaten aktuell.

20.4 Abtretung

Der Kunde darf Rechte und Pflichten aus dem Vertrag nur mit vorheriger Zustimmung von Envolva abtreten oder übertragen, es sei denn, eine Zustimmung ist gesetzlich nicht erforderlich. Envolva darf Rechte und Pflichten auf verbundene Unternehmen oder Rechtsnachfolger übertragen, soweit berechtigte Interessen des Kunden nicht unangemessen beeinträchtigt werden.

20.5 Unterauftragsvergabe

Envolva darf Unterauftragnehmer und Dienstleister einsetzen, soweit dies zur Bereitstellung, Wartung, Sicherung, Abrechnung, Unterstützung oder Weiterentwicklung der Services erforderlich ist. Datenschutzrechtliche Anforderungen bleiben unberührt.

20.6 Salvatorische Klausel

Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung gilt die gesetzliche Regelung. Die Parteien werden, soweit erforderlich, eine wirksame Regelung vereinbaren, die dem wirtschaftlichen Zweck der ursprünglichen Regelung möglichst nahekommt.

20.7 Anwendbares Recht

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts und kollisionsrechtlicher Vorschriften, soweit deren Ausschluss zulässig ist.

20.8 Gerichtsstand

Soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag Hannover. Envolva ist berechtigt, den Kunden auch an dessen allgemeinem Gerichtsstand zu verklagen.

20.9 Sprache

Diese AGB gibt es auf Deutsch und auf Englisch. Maßgeblich ist die deutsche Fassung. Die englische Fassung ist eine Übersetzung zur Information.